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Tecnicas de Archivo

08.06.2013 15:59

ARCHIVO

13.06.2013 19:15

ARCHIVO

Es un conjunto de actividades que nos permite guardar información importante, de datos y documentos de una manera organizada, ordenada, clasificada que nos ayuda a conservar la información. Es un medio facilitador que nos permite el acceso a una base de datos como herramientas.

DOCUMENTOS

Es una fuente de información que nos permite individualizar cada proceso de gestión. Cartas, memorandos, actas, circulares, registro civil, fichas, informes, certificaciones, constancias, historias clínicas, minutas, oficios, sentencias, edictos, consignas, resoluciones, decretos, leyes, normas, manuales y proyectos.

INFORMACION

Son mecanismos que nos permiten recopilar, obtener y registrar datos para transmitir.

OBJETIVO PRINCIPAL DEL ARCHIVO

Es disponer de la documentación organizada de tal forma que la información institucional, sea recuperable para el uso de la administración en el servicio ciudadano y como fuente de la historia.

Es mantener la información de una manera organizada, clasificada, de tal forma que tenga fácil acceso.

CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO

Son etapas sucesivas que atraviesan los documentos desde el inicio de su producción o recepción y retención, temporal hasta su final o eliminación.

EDADES DE LAS TRES: GESTION CENTRAL HISTORICO

Edad activa o de gestión: son las edades del documento en el cual se conforma el archivo actual es decir, el que esta permanente activo en las oficinas.

Edad intermedia o central: son aquellos documentos que conforman el archivo central en el cual está el depósito externo a las oficinas o en los archivos centrales.

Edad histórica: son los que llegan a una edad final de proceso.

COMO SE CLASIFICAN LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Archivo de gestión: (edad o etapa de gestión o activa) transcurre en las oficinas y lo conforman los documentos con alta frecuencia de consulta porque requieren ser tramitados o se han tramitado recientemente y por tanto se necesita tenerlos cerca de los interesados.

Archivo central: (edad o etapa intermedia o central) transcurre en los archivos centrales o deposito inactivos y lo conforman los documentos transferidos de todos los archivos de todos los archivos de gestión cuando finaliza su trámite su consulta es esporádica pero siguen teniendo fuerza para probar o testimoniar ante la ley, la administración o terceros

Archivo histórico: (edad o etapa histórica) transcurre en los archivos y lo conforman los documentos que aunque Allan cumplido su vigencia administrativa deben conservarse permanentemente dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia o la cultura.

Un archivista que no sabe escoger el mobiliario puede cometer errores graves al momento de organizar archivos. Estos errores pueden influir en costos innecesarios o escogencia de muebles inadecuados.

PROCESO DE CORRESPONDENCIA EN COLOMBIA

Pasos:

1. Recibido en forma directa por correos o por apartado: a los oficios que llegan por mensajero directo y se lo coloca el sello de recibido.

2. Clasificación según políticas de radicado: pueden hacerse pilas de correspondencia personal, folletos, revistas, paquetes y correspondencia para la empresa.

3. Procedimiento de apertura de sobres: se debe saber cómo se abre un sobre para evitar riesgos de ruptura de los documentos.

4. Procedimiento de radicación: consiste en imprimir el sello de radicación y luego llenar los datos de número, fecha, hora, pase y recibido.

5. Registro de correspondencia: consiste en utilizar una planilla, libro o sistema automatizado para consignar los datos básicos del documento recibido.

6. Clasificación por dependencia: consiste en separar la correspondencia por dependencias y colocarlas en los casilleros. Cada casilla puede marcarse con el código de la dependencia correspondiente.

PASOS DE PROCESOS DE DESPACHODE CORRESPONDENCIA

1. Elaboración: los oficios se elaboraran en mínimo 1 original y dos copias.

2. Imagen corporativa: revisión de la presentación de todos los oficios que salen..

3. Fechado: en la oficina de correspondencia.

4. Numeración de originales y copias: con el mismo número del original puede usarse sello de copias para diferencias las copias del original.

5. Numeración: impresión del sello numerados en la parte central a la izquierda de la hoja.

6. Registro: alimentar el aplicativo o llenar la planilla manual con los datos del destinatario.

7. Separación de copias: el original para el cliente externo, la primera copia para el consecutivo de correspondencia y la segunda para la dependencia productora.

8. Inserción en los sobres. En caso de que la empresa use sobres.

9. Clasificación pre-entrega:

-políticas:

-en cuanto a consecutivo, en cuanto afirmas autorizadas

- DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

PASOS DE PROCESO DE DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA

Retiro de los casilleros: de los documentos correspondientes a cada dependencia por parte del auxiliar de mensajería (en caso de la correspondencia interna).

Diligenciamiento de entrega: el auxiliar de mensajería llena todas las casillas en excepción de la hora y recibido por.

Inserción de documentos en las valijas: cada dependencia maneja dos valijas la que recibe y la que envía.

Entregas en la dependencia: el representante de los oficios verifica la entrega y llena las casillas de hora y recibido por.

Recibo de la valija de envió: la dependencia que recibe, entrega al auxiliar de mensajería la valija con los documentos que necesita enviar el auxiliar verifica los recibidos y firma de conformidad

Retiro de los casilleros: de los documentos correspondientes a cada dependencia por parte del auxiliar de mensajería (en caso de la correspondencia interna).

Diligenciamiento de entrega: el auxiliar de mensajería llena todas las casillas en excepción de la hora y recibido por.

Inserción de documentos en las valijas: cada dependencia maneja dos valijas la que recibe y la que envía.

Entregas en la dependencia: el representante de los oficios verifica la entrega y llena las casillas de hora y recibido por.

Recibo de la valija de envió: la dependencia que recibe, entrega al auxiliar de mensajería la valija con los documentos que necesita enviar el auxiliar verifica los recibidos y firma de conformidad.

POLITICAS POR DEFINIR

Horario de distribución interno y externo (políticas institucionales).
Participación de empresas de correo local, nacional, internacional.
Acerca del archivo de guías y formato de control de mensajerías.
Acerca de la marcación y uso de sobres.

CONTROL DE MENSAJERIA INTERNA

FECHA DE ENTREGA	DOCUMENTO (descripción)	ASUNTO	HORA	RECIBIDO POR
	Derecho de petición –Juan p.		10:15 am

FIRMA DEL AUXILIAR DE MENSAJERIA: __________________________

SISTEMAS DE ORDENACION ALFABETICOS

Alfabético nominal por persona natural: siempre inicia por los apellidos y se usa para archivos pequeños o medianos de.

Historias laborales.
Archivos de clientes, proveedores naturales.
Archivos de asociados.

Alfabético nominal por persona jurídica o empresas: se usa para archivos de clientes o proveedores.

Alfabéticos temático o por asuntos: se usa para llevar registros de los principales funciones que ejecuta la oficina, ejemplo: acuerdos, mantenimiento de vehículos, resoluciones.

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR

NOMBRES	1. UNIDAD	2. UNIDAD	3. UNIDAD
CARMEN ROSA COLLAZO	COLLAZO	CARMEN	ROSA
ENRIQUE PEREZ	PEREZ	ENRIQUE
JUAN JOSE RAMIREZ ARIAS	RAMIREZ ARIAS	JUAN	JOSE
CARMEN MARIA RODRIGUEZ	RODRIGUEZ	CARMEN	MARIA
JUAN JOSE SAMUEL PEREZ	PEREZ	JUAN JOSE	SAMUEL
TALVAREZ	TALVAREZ

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Clasificar + ordenación + descripción = organización.

Clasificar es: establecer las clases o grupos documentales que se originan en una unidad administrativa teniendo en cuenta las funciones, separar grupos por clases.

Ordenar es: disponer los documentos ya clasificados en secuencias alfabéticas, numéricas, cronológicas o mixtas.

VEINTE REGLAS PARA CLASIFICAR LOS ARCHIVOS

Para colocar los nombres en orden alfabético, habrá que comparar las unidades semejantes de cada nombre.
Deberán tomarse en cuenta, solamente cuando la 1ª sean idénticas y la 3ª sean factor decisivo para el ordenamiento cuando la 1º y 2ª sean iguales.
Cuando sea un apellido o una inicial, un apellido deberá colocarse antes que otros de iguales características, acompañado del nombre de pila o una inicial cuando figure solo un apellido o acompañado por la unidad del nombre de pila debe de anteceder a otro que lleve el nombre de pila completo y que comience con la misma letra, esta regla suele expresarse así “NADA PROCEDE DE ALGO”.
Los apellidos que contengan una preposición, un articulo, o una contracción, debe considerarse como una sola unidad esta regla puede aplicarse a los apellidos extranjeros pre-cedidos por: d¨, D¨ , DES, di, DU, le, MI, Mac, o¨, st, las abreviaturas st el nombre compuesto significa saint (ejemplo) George st John . a los efectos del ordenamiento alfabético, debe considerársela como saint en el idioma nuestro o español, los prefijos de los apellidos se escribe con letras inicial mayúscula para evitar confusiones.
Nombres de casas comerciales: El criterio de clasificación a aplicar para el caso de nombres de empresas debe ser el mismo que el observado para los nombres de personas. Estos principios es aplicable cuando esos nombres no incluyan al de una persona.

Nombres de casas comerciales que contienen el nombre de individuos: cuando el nombre de una casa comercial o de una institución incluya el nombre completo de un individuo, deberá invertirse el orden de las unidades, al igual que se hace en los ordenamientos nombres personales el resto del nombre se colocara al final en orden que aparezca.
Los artículos: cuando los artículos él, la, los, las, y de “the” en ingles y la contracción del estén al principio de un nombre, deberán colocarse al final, si, en cambio, están ubicadas en medio del nombre es necesario colocarlos entre paréntesis pero no deberán cambiarse de lugar. En ambos casos no deben considerarse como unidad de clasificación, ni se toman en cuenta para archivar excepción: los nombres geográficos compuestos por los, la paz, la guaira, el paso, la guajira, el valle (esta regla va ligada a la regla Nº 12).
Nombre unidos por guion: los nombres de casas comerciales unidas por un guion, se consideran como una unidad de archivo al clasificarlo. Es principio también, aplicable en los apellidos de individuos unidos por un guion. El caso no es común en español pero es frecuente en ingles.
Abreviaturas: deberán considerarse como si fuesen nombres completos; por su parte las iniciales y las letras que no sean abreviaturas abran de clasificarse como unidades separadas.
Conjunciones, preposiciones, contracciones en el nombre de la firma: las conjunciones preposiciones como: in, para, por, en español “and”, “&”, “for”, “in”, “ot” no tienen que tomarse en cuenta pare decir al clasificar ni archivar sin embargo no deberán omitirse ni invertirse cuando de elaboren los títulos de las carpetas por ejemplo: para indicar que no se han tenido en cuenta en el ordenamiento se colocaran entre paréntesis.
Una o dos palabras: los nombres que pueden escribirse indistintamente como 1 o 2 palabras deber ser clasificados y archivados como 1 sola palabra esta regla tiene mayor aplicación en el archivo de Ingles.
Nombres geográficos compuestos cada parte de un nombre geográfico compuesto se considera como una unidad.

NOMBRES	1ª UNIDAD	2ª UNIDAD	3ª UNIDAD	4ª UNIDAD
La paz mining company	la	paz	mining	Company
Aerolíneas SAM	aerolíneas	SAM
Compañía nacional de chocolates	Compañía	nacional	de	chocolate

Títulos y grados: los títulos y grados académicos que procedan o sigan al nombre de las personas DR, LIC, DRA, SR, SRA, MGIS, no se tomaran en cuenta para la clasificación o el archivo, se colocara al final, entre paréntesis, en el caso de SR, SRA, MGIS, los términos que designen precedencia en edad también deben ubicarse entre paréntesis y se tienen en consideración para el ordenamiento y archivo.

Caso A: cuando un archivo se deba clasificar el nombre de un individuo que consista en un título nobiliario y un solo nombre defina o el apellino (REINA ISABEL) no deberá invertirse el orden de esa manera, será teniendo en consideración para la clasificación y archivo.

Caso B: cuando se deben clasificar dos nombres idénticos.

Caso posesivo: van más aplicadas al Ingles usado en el nunca aparece en español. Como puede presentarse en situaciones de archivos se incluye aquí la regla cuando una palabra termina en S seguida o precedida del apostrofo (s`) ignore el apostrofo y considere cada letra del nombre, incluyendo la S.
Gobierno: los gobiernos de cada país se expresan con su nombre oficial completo al clasificarlo debe considerarse primero el nombre del país; luego las divisiones mayores y por último las subdivisiones menores, en ingles las 3 primeras unidades de archivo de gobierno de los estados unidos de Norteamérica son (UNITED STATES GOVERMENT).
Otras subdivisiones políticas: los nombres que pertenezcan a otras subdivisiones políticas tales como estados, departamentos, provincias, ciudades, municipios, distritos deberán ordenarse y archivar bajo el nombre de la subdivisión política; luego habrá que subdividirlos de acuerdo con el título del departamento división, comisión o junta.
Números: cualquier número que forme parte de un nombre debe considerarse como si estuviese escrito en letras y consecuentemente como una unidad.
Homónimos: los localidades deben ser consideradas como una unidad de archivo únicamente cuando existen dos o más nombres idénticos, el estado o departamento también deberá tomarse en cuenta cuando haya más de una ciudad con el mismo nombre , en dos estados o países diferentes.
Bancos: los partes del nombre de un banco o de una empresa financiera se considera en el mismo orden que se escribe.

NOTA: esta es otra de las reglas cambiadas reciente mente cuya aplicabilidad el idioma español todavía está sujeta a comprobación. Cuando hay una ciudad que sea diferente dentro de esta el banco será distinguida por las avenidas, calles, direcciones, transversales etc., donde estén ubicadas, este facilitara la operación de ordenamiento y archivo.

Nombres de mujeres casadas: para invertir el nombre de una mujer casada es razonable guiarse por la forma en que ella escribe su nombre.

En los países hispanos el nombre legal de la mujer casada está formado por su nombre de pila seguido de su apellido y el apellido del esposo unido de la preposición “d” maría de Gómez. La mujer casada que quisiera suprimir su apellido de soltera y la preposición d escribiría ese mismo nombre así: maría Gómez.

En los países de habla inglesa el nombre de la mujer casada puede escribirse de dos maneras el nombre de pila seguido del apellido paterno o su inicial y después el apellido de su esposo. A este nombre se le antepone la abreviatura MRS Nancy l. Adams, MRS maría r. Gómez.

SISTEMAS DE ORDENACION

ALFABETICO - por nombre de persona natural o jurídica

- geográfico: por sitios.

- temático: por temas o asunto.

NUMERICOS - ordinal.

- cronológico.

MIXTOS - ordinal cronológico

- Alfanumérico.

Carpeta externa identificada alfabéticamente por nombre de persona natural para archivo de gestión.

Albis días Sonia.

Legajo interno rotulado alfabéticamente por nombre de persona natural. En las transferencias primarias el legajo interno es el que pasa a las cajas la carpeta se queda en el archivo de gestión.

ICBF (fondo)

Sección: recursos

Humanos

Nombre: albis días Sonia

ID: 22.633324

Cargo: conductor

Dependencia: secretaria-gerencia

Fecha ingreso_______

Fecha retiro _______

Estante Nº 17

Caja Nº 10

Carpeta externa identificada alfabéticamente por nombre de persona jurídica en los archivos.

Almacén éxito

Legajo interno rotulado alfabéticamente por nombre de persona jurídica.

ICBF (fondo)

Sección: ventas

Sub-sección: clientes

Nombre: almacenes éxito

NIT: 890663234

Fecha de:

AL:

Caja Nº 10

En las transferencias primarias el legajo interno es el que pasa a las cajas, la carpeta se queda en el archivo de gestión.

SISTEMA DE NUMERACION NUMERICA

Numero consecutivo: se puede hacer por códigos asignados a cada carpeta o caja, por cedula de ciudadanía o por el nit de una empresa, este sistema requiere de una base de datos.

Numero consecutivo u ordinal: (disposición consecutiva ascendente que se aplica dentro de los expedientes).

FACTURA	1745
FACTURA	1746
FACTURA	1747

Cronológico: el sistema de ordenamiento cronológico consiste en colocar las unidades de almacenamiento en orden de fechas.

SISTEMAS DE ORDENACION MIXTOS

ALFANUMERICO: este sistema se usa en los contratos.

2000	Martínez duran Jorge
2001	Hernández López Susana

Carpeta externa de archivo de gestión identificada numéricamente por códigos.

Y base de datos en los archivos inactivos no se lleva el legajo interno si no solamente la carpeta pues no es necesario; esto si es necesaria en los archivos de gestión donde la consulta es directo.

IDUC

Sección: recursos humanos

Sub-sección: ____________

Nombre: _____________

ID:

Legajo interno rotulado numéricamente.

En las transferencias primarias el legajo interno es el que pasa a las cajas, la carpeta se queda en archivo de gestión.

LOS DOS PRINCIPIOS PILARES DE LA ARCHIVISTICA

EL ORDEN ORIGINAL: se trata de ordenar los documentos dentro del expediente respetando la secuencia original de producción recibo o tramite.

EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: se trata de conservar los documentos dentro del fondo al cual natural mente pertenecen. Ejemplo: las facturas deben de estar ubicadas en el lugar donde están todos los documentos pertenecientes al departamento de contabilidad.

PROCESO DE DESCRIPCION DOCUMENTAL

Este procedimiento tiene tres actividades.

Rotular o marcar las carpetas y demás unidades de almacenamiento (cajas, estantes, etc.).
Diligenciar el inventario único documental (empresas públicas) o un inventario de datos básico (empresas privadas).
Indizar: consiste en colocar índices para agilizar la búsqueda dentro de los expedientes.
Alimentar las bases de datos.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES BASICAS

FONDO: es la totalidad de la documentación que le pertenece a una empresa y que ha producido a lo largo de su vida útil, se subdivide y cerrado.

SECCION: son las unidades administrativas mayores.

SUBSECCION: son las subdivisiones de las unidades administrativas mayores.

SERIE DOCUMENTAL: son los distintos tipos documentales que se producen en el desarrollo de las funciones, ejemplo: actas (series).

SUBSERIES: las subdivisiones de una serie ejemplo: actas de junta directiva (subserie).

ROTULACION EN EMPRESAS PÚBLICAS

ROTULACION DE CARPETAS ROTULACIÓN CAJA

ICBF (fondo)

Sección: contabilidad

Sub-sección: tesorería

Serie: acta de entrega

Fecha del:

AL:

Caja Nº 45

IDUC (fondo)

Sub-sección: contabilidad

Serie: egresos

Fecha del: 01-enero 2001

AL: 30-abril-2001

Caja Nº 45

igue a

AL:

Caja Nº 45

IDUC (fondo)

Sub-sección: contabilidad

Serie: egresos

Fecha del: 01-enero 2001

AL: 30-abril-2001

Caja Nº 45

Aki

La marcación de estantes puede hacerse numérica o alfa-numérica es decir, que un estante puede ser el numero 1, y su primer entre paño puede ser la letra A de modo que al buscar el documento nos dirán que la carpeta está en la ubicación 1 A.

Las cajas en las empresas públicas deben marcarse reflejando las agrupaciones documentales correspondientes.

En las empresas privadas es el nombre de la empresa, nombre de la dependencia productora, nombre del documento y sus fechas iniciales y final.

INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL

Acuerdo 042 de 2002 en las empresas privadas se adapta a la necesidad especifica, en las empresas publicas en inmodificable.

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, se regula el inventario.

INVENTARIO DE ARCHIVO

Según la ley 594/2000. Articulo 15, los servicios públicos al desvincularse de las funciones titulares, entregan documentos y archivos a su cargo debidamente inventariado, conforme a las normas y procedimiento que establezca el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en el caso de irregularidades.

El inventario es un instrumento que describe la relación detallada de las unidades de conservación de un archivo sirve como medio de control de las existencias y su ubicación física.

Para las entidades públicas existen un formato único que las privadas pueden adaptar a sus necesidades, debe acompañarse con un acta de entrega y recibo.

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Entidad remitente hoja Nº ____

Entidad productora año___ mes___ día ___

Unidad administrativa nt___ Nº de transferencia

Oficina productora

Objeto

Nº DE ORDEN

CODIGO

SERIES O TIPOS DE DOCUMENTOS

FECHAS EXTERNAS

UNIDAD DE CONSERVACION

Nº FOLIOS

SOPORTE

F.CONSULTA

OBS O ST

0835

Acta de comité maritario

23-12-99

02-10-00

papel

Entregado por

___ cargo ___

Recibido por___ cargo ____

C= caja T= tomo ST= signatura topográfica L= legajo E= esporádica

PROCEDIMIENTO DE DESCRIPCION

INDIZACION: consiste en colocar una hoja al principio del expediente donde se relacionan los documentos contenidos en una carpeta junto con el número del folio o separador donde se encuentran.

CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA LEY 594

Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Programas de gestión documental: las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. (Art 21).

Patrimonio documental: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Soporte documental: medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Foliar: consiste en numerar cada hoja que compone un documento en la parte superior derecha y por la cara anterior, usando lápiz grafito o tinta negra en forma legible.

Serie documental: equivale a las distintas clases de documentos que produce una oficina en el cumplimiento de sus funciones y que puede tener subdivisiones ejemplo: serie, actas, subserie, actas de junta directiva.

Tipología documental: son los distintos tipos documentales que conforman una serie documental ejemplo: el certificado de antecedentes disciplinarios dentro de un contrato, la cedula de ciudadanía dentro de una historia laboral.

PROCEDIMIENO GENERAL PARA ARCHIVAR

Inspeccionar: al iniciar el proceso de archivar debemos de estar seguros de que los documentos hayan cumplido su trámite. Se puede usar símbolos como: ok, chulos, sellos o iniciales.

Clasificar es: agrupar los documentos de la misma clase.

Ordenar: es poner cada grupo de la misma clase en orden alfabético o numérico.

Distribuir: es colocar los documentos dentro de las carpetas, cajas etc.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Consiste en pasar la documentación de archivo de gestión al central y de este al permanente o histórico.

Clases de transferencias.

Primaria: es la que se efectúa del archivo de gestión al archivo central.

Secundaria: es la que efectúa el archivo central al histórico.

Interna: es la que se efectúa entre las dependencia de una empresa.

Externa: es la que se efectúa entre dos entidades diferentes.

Periódica: es la que se efectúa en periodos establecidos en los calendarios de transferencias que establecen previamente las empresas.

Perpetua: es la que se efectúa en cualquier época del año.

REQUISITOS.

Ø Depuración: todo documento que se vaya a transferir debe practicársele la depuración (duplicados, folios en blancos, documentos de apoyo o los que se consideren no esenciales).

Ø Limpieza mecánica: todo expediente debe liberar de las grapas que estén demás y de todos los clips. A los ganchos legajadores se les debe colocar cinta pegante o contac por detrás para cubrirlos y protegerlo de la oxidación.

Ø Foliación: los expedientes que se va a transferir deben foliarse según las especificaciones de foliatura del AGN.

Ø Rotulación: todos los expedientes de la transferencia debe tener los rótulos de ley.

Ø Inventario: toda transferencia documental primaria o segundaria deber ir acompañada de un inventario.

PROCEDIMIENTO DE PRESTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS

En las empresas del estado y para evitar muchos problemas se deben tener controles sobre los préstamos y la consulta de los documentos tanto en los archivos de gestión como en los centrales.

Políticas que se deben definir.

· Definición de los documentos de consulta restringida.

· Especificaciones de consulta (las historias laborales y clínicas respecto del empleado o paciente).

· Instrumento por utilizar (libro, planilla, fichas etc.).

· Tiempos de préstamo.

· Definición de préstamo de expediente o unidad documental.

· Sanciones por perdidas.

· Sanciones por desacato.

· Conductas regulares, autoridades y organismos autorizados para el préstamo de ciertos documentos.

FORMATO CONTROL DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS

Es un instrumento que sirve para controlar las salidas o prestamos de documentos a otras dependencias. Puede hacerse con guías de afuera, con formatos o planillas, libro o con base de datos. De forma que se hagan los datos son los mismos.

FECHAS DE PRESTAMO	NOMBRE DEL DOCUMENTO	RETIRADO POR NOMBRE	DEPENDENCIA Nº DEVUELTO FOLIOS POR (nombre-firmas)	FECHA DE DEVOLUCION

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION

Especificaciones de preservación y conservación.

Preservar: es ejercer controles sobre el microclima del lugar donde se almacena el bien cultural documental.

Conservar: es ejercer controles sobre las unidades de almacenamiento que rodean al bien cultural documental.

PAUTAS GENERALES DE CONSERVACION Y CONOCIMIENTO DE LA LEY 594

- Es recomendable comprar carpetas tamaño oficio para que quepan los dos tamaños del papel.

- Utilizar hojas en blanco al principio y al final del expediente evita que se ensucien el primero y el último documento en legajos que contengan documentos vitales.

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